仕事の悩み

【職場の悩み】「会議が長いのをどうにかしたい」原因と対処法を紹介

はてな女子
うちの会社は会議がとにかく長いです…。自分の仕事が止まっちゃうのでどうにかできないかな?

こんな悩みを解決する記事内容です。

この記事を書いた人

じろー

経歴:大学時代は北欧児童教育を専攻
本業:一部上場企業でwebメディア制作
月間1000万PV規模のメディアを運営
仕事,サブスク,GAME系を担当

「会議が長いのをどうにかしたい」特徴まとめ

簡単なチェックリストを作ってみました。

該当する項目があれば対処方法も読み進めてみてみましょう!

チェックリスト

  • MTG/会議が多すぎて自分の仕事が進まない
  • 会議が長くて拘束時間が仕事に影響している人
  • 会議で関係ない話をしていたら他の作業をしちゃう人

新しい事業の打ち合わせはキックオフMTG、人事評価などの大きい会議からプロジェクトの進捗MTGなど小さい会議は日々発生します。

ただし、会議は多ければ良いというわけではありません。

限られた労働時間の中で打ち合わせをすることは、個人のタスク消化時間を削ることになります。

会議が長いのをどうにかしたい進行役と参加者の両方から改善する


結論から言うと

進行役・参加者の両者から改善をすることで長い会議を短くできます。

会議は進行役と参加者で作られる

進行役は日程調整や事前準備をすることで、会議(MTG)を活用してプロジェクトの進行を決めたいと考えています。

一方で、参加者は方向性や改善方法のアイデアだしをする役となります。

両者が揃って初めて会議となり、ただの共有を目的とする場合はそもそも会議として設定する必要がないケースもあります。

参考【職場の悩み】「会議が多いのを解消できる?」原因と対処法を紹介

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会議の質を上げるツールはたくさんある

ひと昔前とは異なり、現在は会議用資料の作成ツールや共有資料、社内連絡ツールも使いやすくなっています。

また、無料で複数人が同時に編集できる表計算や日程調整用カレンダーもあるためツール導入すれば進行役・参加側のどちらからでも会議短縮を促せます。

「会議が長いのをどうにかしたい」の対処方法

簡易まとめ

  • 簡単に作れるスライドを利用してみる
  • 終了時間を必ず決めて実施する
  • 参加者は事前に理解するよう努める

簡単に作れるスライドを利用してみる

会議は事前準備が重要です。

少し前までは社会人がPC作業で使う三種の神器「Word」「Excel」「PowerPoint」を使うのが一般的でした。

現在は、無料で複数人の同時編集が可能なGoogleが提供する同じアプリケーションがあるので利用してみましょう。

リアルタイムで手を動かしながら入力してもらったりと参加者が飽きることも少なくなります。

Microsoft Google
文章 Word:編集人数制限あり ドキュメント:複数人で閲覧・編集が可能
表計算 Excel:処理速度が速い
編集人数制限あり
スプレッドシート:同時編集が可能
Google App Scriptで追加関数を定義できる拡張機能がある
プレゼンソフト PowerPoint:編集テンプレートなどが充実 スライド:同時閲覧と編集が可能で操作が簡単

中でも会議で使えるのはスプレッドシートとスライドです。
画面資料としてプレゼンソフトのスライドで作成、同時編集も可能なので作成を複数人で可能です。
スプレッドシートも優秀でただの表計算として使うのではなく、会議資料として代用も可能です。
こちらも同時編集が可能なので、資料確認チェックリストや参加者に数値記入等を会議中にしてもらうこともできます。

進行役の事前準備はとても重要

意見やアイデア募集をする際に、横道にそれてしまって会議が長くなってしまう。

進行役がハンドルをキープできてないと余談が止まらなくなってしまう→別の話に脱線してしまう。

会議が長くなる原因の多くは、この事前準備の不完全さです。

終了時間を必ず決めて実施する

平行線なら後日部分的に取り決めたり、該当者のみ参加で決定事項の整理と日程の調整をしてみましょう。ダラダラ続けるよりも終了時間通りに終えることが大事です。

また、ツールを利用すれば事前準備段階からでも意見のすり合わせが可能です。

日程調整と参加者における投票や意見をリアルタイムで募集できるタスク管理ツールも利用してみましょう。

おすすめタスク管理ツール

おすすめはtrelloです。部署やチーム、プロジェクト毎にボードを作成し、todoやdoingに対して会議テーマのタスクカードを作成する。
あとは誰がどの作業を行なっているかリアルタイムでわかるため会議の調整にも役立ちます。

なにより無料で使えると言うのがすごい!

会議は決定しないと終わらない習慣がある

共有のみならばドキュメント等で完結するのですが、必ず意見だしやアイデアを募集する場面が会議にはあります。

長引く原因として、結論を出して終わらないといけないと思っている方が多いです。

プロジェクト等の進捗に影響することから結論を出さないといけない!と言うのは当然なのですが、結論を出しやすくした上で会議をしないと無駄に時間を浪費するだけです。

あくまでも、会議の結論よりも終了時間を優先度すれば結論を他の方法で出すことに努められます。

参加者は事前に理解するよう努める

参加者側の理解度が低いと進行役は補足情報や意見をもらう時間を設けます。
これが会議の時間が長くなる原因です。

アジェンダやテーマにおける意見の準備を事前にしてもらうことでスムーズに進みます。
1週間前に共有、前日にはリマインドをして参考資料を確認したらチェックを入れるなど、参加者の理解度を会議の前から深めておく事が大事です。

上記のGoogle提供ソフトやタスク管理ツールを用いることで事前に会議の理解度を深めておくことも可能、会議終了後の巻き取りも同じくツールを活用することで実のある会議であり、時間もかけずに効率化されたと感じるのではないでしょうか。

意外と見落としがちな参加者の意識改善

ここまでは会議進行側が主な原因となる紹介でした。

ですが、実際に「会議が長い」と感じるのは参加者側の方が多いですよね。

多くのビジネス参考書では主催者側のテクニックが書かれていますが、参加者側の改善方法ってあまり多くないです。

私が実際に参考にして実践しているのは、参加側の視点で会議をよくする方法です。

参考になった書籍はこちら。

よくある「ビジネス用語・専門用語」が満載の書籍だと意味は分かっても実戦となるとできない…。といった経験があるのではないでしょうか。
こちらの書籍は社会人2年目の女性社員視点で会議をよくしていくストーリー形式なため、本当に初心者向けの内容でした。

プロに相談する


「会議が長いのをどうにかしたい」について特徴や原因を読んでいただきました。

相談するならば、同僚・親・恋人が思いつきます。
強いて言うならば、現状改善に加えて得するなら転職エージェントにも相談するべきです。

「え…転職する気はないのだが…!」って考えたと思いますが

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まとめ

結論

進行役と参加者の両方から改善する

  • 会議は進行役と参加者で作られる
  • 会議の質を上げるツールはたくさんある

対処方法

  • 簡単に作れるスライドを利用してみる
  • 終了時間を必ず決めて実施する
  • 参加者は事前に理解するよう努める

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